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Qu’est ce qu’un serveur vocal interactif ?

Serveur vocal interactif en 2024 :  Tout savoir

Le Serveur Vocal Interactif (SVI), également appelé Interactive Voice Response (IVR) pour les anglophones, incarne une technologie téléphonique permettant de configurer un parcours client à travers l’utilisation de la voix et des tonalités DTMF (Dual-Tone Multi-Frequency) via le clavier.

Ces systèmes SVI sont actuellement largement utilisés dans les entreprises pour des applications telles que le service client automatisé, le télémarketing, la saisie des commandes, ainsi que pour des solutions d’assistance.

Bien que la technologie SVI existe depuis plus de 30 ans, son évolution continue pour répondre aux besoins croissants des entreprises cherchant des moyens plus efficaces d’interagir avec leur clientèle.

L’intégration de la téléphonie dans le SVI améliore considérablement pour les entreprises la gestion des appels entrants mais aussi aide à fournir un service client de qualité, 24/7.

1- Définition de ce qu’est un serveur vocal

Explorons de manière approfondie la relation entre le Machine Learning et le SVI, deux domaines étroitement liés.

Dans le domaine informatique, le Serveur Vocal Interactif représente une innovation technologique révolutionnaire offrant aux utilisateurs un moyen simple et efficace d’interagir avec leur service client. Conçu par une équipe d’ingénieurs experts, ce serveur vocal confère aux utilisateurs un niveau de contrôle sans précédent sur leur système d’exploitation, leur permettant d’accomplir davantage en moins de temps.

En exploitant des fonctionnalités telles que la reconnaissance vocale et le traitement du langage naturel, le serveur vocal facilite la communication directe avec le service client, simplifiant l’accès aux informations, la recherche de fichiers et l’exécution rapide et efficace de diverses tâches.

Le SVI mise sur des algorithmes avancés de reconnaissance vocale, permettant aux utilisateurs de s’exprimer de manière naturelle, sans avoir besoin de commandes spécifiques ou de frappes. En écoutant et interprétant les instructions de l’utilisateur, le serveur peut rapidement identifier l’action ou la réponse appropriée, garantissant ainsi des résultats précis.

De plus, il intègre des algorithmes d’apprentissage automatique pour optimiser sa capacité à reconnaître les voix humaines et ajuster ses réponses en fonction des entrées utilisateur, créant ainsi une expérience interactive et personnalisée.

2- Comment surveiller votre serveur vocal interactif ? 

Pour monitorer son serveur vocal interactif, il est essentiel d’évaluer régulièrement son efficacité. Cela passe par l’analyse des feedbacks clients, la mesure des indicateurs clés tels que le taux de résolution dès le premier appel ou encore le temps d’attente avant prise en charge. Ces données permettent d’identifier les points de friction et d’apporter les ajustements nécessaires pour optimiser l’expérience utilisateur.

Voici les différentes étapes à suivre pour une telle surveillance :

  • Évaluez l’expérience en analysant les retours des clients : après une interaction avec le SVI, sollicitez l’avis de l’utilisateur pour évaluer sa satisfaction. Recueillez ces retours par le biais d’enquêtes téléphoniques, d’e-mails, de SMS, ou éventuellement de questionnaires en ligne. Les enquêtes de satisfaction vous fourniront des données quantitatives et qualitatives.
  • Surveillez le taux de résolution du premier appel (First Call Resolution – FCR). Il mesure la capacité du SVI à résoudre les problèmes des appelants dès le premier contact, avant tout transfert à un humain. Un FCR élevé indique une expérience client efficace répondant aux attentes des utilisateurs.
  • D’autres indicateurs à suivre pour évaluer l’efficacité du SVI incluent le temps d’attente et le temps moyen de traitement. Combien de temps les clients attendent-ils avant de parler à un humain, ou combien de temps mettent-ils à obtenir une réponse adéquate du SVI ? Un temps d’attente réduit reflète un traitement rapide des demandes, contribuant à une expérience client satisfaisante, en considération de l’impatience des utilisateurs.

Enfin, évaluez le taux d’abandon, qui représente le pourcentage de clients mettant fin à leur interaction avec le SVI avant sa conclusion. Un taux d’abandon élevé peut signaler une expérience client insatisfaisante, ne répondant pas aux attentes du client, similaire à un taux d’abandon sur un site web.

Pour monitorer son serveur vocal interactif, 2Be-FFICIENT propose une solutions détaillée et efficace.

Dans la suite de cet article, explorons différentes méthodes pour mesurer et suivre l’expérience client avec un SVI.

3- Comment optimiser l’expérience utilisateur de son serveur vocal interactif ?

Pour optimiser efficacement votre serveur vocal interactif (SVI), il est impératif de disposer d’un outil flexible, intuitif, modifiable en temps réel et offrant une autonomie totale. (cf la solution développée par 2Be-FFICIENT)

Dans un contexte où les entreprises cherchent à se distinguer par la qualité de l’expérience client, le rôle central du SVI (Serveur Vocal Interactif) nécessite une intégration réfléchie au sein de la stratégie globale du parcours client. Sa mission principale consiste à identifier le client et ses besoins afin de le diriger vers le conseiller disponible le plus pertinent, dans les délais les plus brefs.

Fondamental pour une stratégie de routage efficace, le SVI doit être ajusté en permanence pour s’adapter à l’actualité et minimiser l’effort client. Afin de mener à bien cette optimisation, un outil flexible, intuitif, modifiable en temps réel et offrant une autonomie totale est nécessaire, accompagné d’une démarche analytique rationnelle des comportements clients.

 

Exploitez des indicateurs pertinents

La mission du SVI, et du centre de relation client en général, est de fournir la réponse la plus pertinente et efficace pour satisfaire le client final. Pour cela, votre stratégie d’optimisation doit s’appuyer sur les statistiques et analyses de votre solution de centre de contact afin de détecter les lacunes ou faiblesses de votre Serveur Vocal Interactif. Parmi les indicateurs quantitatifs à surveiller en priorité, citons par exemple :

  • L’analyse du taux d’appels abandonnés dans le SVI
  • L’observation du délai moyen avant l’abandon
  • L’identification de l’étape à laquelle le client a raccroché.

Ces données sont précieuses pour identifier les axes d’amélioration.Tous ces indicateurs sont présents dans la solution 2Be-FFICIENT.

Identifiez les irritants dans votre parcours client

L’analyse des KPI quantitatifs vous a permis d’identifier à quel stade du parcours du SVI vos clients ont abandonné. Il vous reste à déterminer pourquoi : message d’accueil trop long, hiérarchisation des étapes inadéquates, choix de menus confus ou trop complexes, etc.

Pour rendre votre SVI plus efficace, simplifiez votre menu en réduisant le nombre de choix pour éviter de perdre vos clients. Il est préférable de passer rapidement par plusieurs menus plutôt que de rester bloqué trop longtemps sur une liste de choix trop longue.( arborescence des choix)

Proposez, dès les premières étapes, les catégories générant le plus de volumes, telles que vos horaires d’ouverture, le statut de commande ou les démarches à suivre pour un retour produit.

Afin de bien comprendre les frictions ou les irritants, n’hésitez pas à solliciter les clients via des enquêtes post-appels. Celles-ci vous permettront de mieux cerner les problèmes et de définir les actions correctives les plus impactantes sur la satisfaction client.

Une solution telle que celle développée par 2Be-FFICIENT vous permettra d’avoir en temps réel toutes ces informations.

Minimiser l’effort client pour améliorer la satisfaction

Le SVI s’inscrit dans le parcours global pour garantir la meilleure expérience 24/7. En complément des chatbots, le SVI doit offrir des options de self-service accessibles à tout moment, permettant au client de trouver la réponse à ses questions sans parler à un conseiller.

Par exemple, pour consulter le solde de son compte bancaire, obtenir le statut de livraison de sa commande ou payer une facture en saisissant ses identifiants sur son clavier ou via la reconnaissance vocale client et de l’historique de ses interactions pour apporter une réponse personnalisée.

Png - 2Be-FFICIENT: monitoring de sites web et applications mobiles

 

4- La solution 2Be-FFICIENT pour le monitoring de votre serveur vocal interactif

 

C’est la solution de monitoring qui vous permet de mesurer et d’améliorer la satisfaction de vos clients ou prospects qui utilisent votre site web,vos applications mobiles et votre serveur vocal interactif.

Sur ces trois vecteurs vous bénéficiez d’un même reporting en temps réel . Proactifs nous decelons tout dysfonctionnement et vous alertons dès qu’il sont constatés. Le SVI est un sujet très sensible pour vos utilisateurs car il y ont souvent recours quand ils ont un problème ou une interrogations sur vos autres canaux digitaux

Il est donc indispensable que votre SVI soit d’une totale fiabilité: Délais d’attente trop long,indisponibilité du fournisseur, erreur d’aiguillage ….au moment ou vos clients ont le plus besoin de vous c’est insuportable voir désespérant!

Comment ça marche?

  • Notre automate initie l’appel vers votre serveur vocal et il reproduit toutes les interactions selon le parcours client déterminé
  • L’automate éffectue la surveillance en transformant en temps réel la conversation téléphonique en un chat textuel et détecte les éventuels dysfonctionnements.
  • En cas d’echec vous êts immédiatement informé par alerte avec un pré-diagnostic afin de pouvoir réagir rapidement.

Vous avez également la posibilité de combiner votre parcours SVI à un scénario Desktop et Mobile.

Notre réactivité et notre capacité d’analyse est la garantie de la satisfaction de vos utilisateurs.

En conclusion, le SVI représente bien plus qu’un simple outil de gestion des appels entrants. Il s’agit d’une composante essentielle de la stratégie de service client des entreprises, leur permettant de répondre efficacement aux attentes de leurs clients tout en optimisant leurs ressources internes.

L’avenir des SVI, étroitement lié à l’avancement des technologies de reconnaissance vocale et d’intelligence artificielle, promet des interactions encore plus fluides et personnalisées, ouvrant la voie à une nouvelle ère de l’expérience client.

Sophie BAZILE
Responsable Marketing & communication

1- Introduction au parcours d’achat 

Comprendre ce parcours revêt une importance capitale dans l’élaboration d’une stratégie marketing efficace, car il met en évidence le comportement de consommation du prospect, de ses premiers instants jusqu’à son statut de client. Cette démarche permet d’identifier les étapes clés où le contenu, les informations et les avis en ligne influent de manière significative sur la décision d’achat du consommateur, contribuant ainsi à améliorer la qualité des produits ou services proposés et à augmenter les ventes.

La réussite des actions marketing dépend de la compréhension de ce cheminement. Pour analyser le parcours d’achat et transformer un prospect en client, il faut définir le buyer persona.

  • Définition du parcours d’achat 

Le parcours d’achat englobe l’ensemble des étapes que franchit un prospect pour devenir votre client. Il comprend plusieurs points de contact, chacun ayant un objectif spécifique, et représente le processus complet avant l’acte d’achat. 

Il est important de distinguer le parcours d’achat du parcours client. En effet, le parcours d’achat constitue une partie du parcours client, qui englobe toutes les étapes suivant l’achat, telles que le service client en cas de problème, les enquêtes de satisfaction et les recommandations clients par le biais d’avis, par exemple. 

 

  • L’importance du parcours d’achat pour les entreprises 

L’importance du parcours d’achat pour les entreprises ne peut être sous-estimée, car il met l’accent sur le prospect, contrairement au tunnel de vente qui se concentre principalement sur le vendeur. 

En comprenant pleinement le parcours d’achat, les entreprises peuvent identifier les points de friction rencontrés par leurs prospects et ajuster leurs stratégies de vente sortante pour mieux répondre à leurs besoins. L’objectif ultime est d’analyser le comportement d’achat à chaque étape du processus afin d’optimiser l’expérience client. 

En veillant à ce que le parcours soit personnalisé à chaque point de contact et qu’il soit cohérent sur tous les canaux, les entreprises facilitent non seulement la recherche des produits ou services par les consommateurs, mais rendent également ce parcours plus agréable. Il est essentiel de restaurer la satisfaction dans l’expérience d’achat, car cela incitera les clients à revenir, surtout dans un contexte où les coûts d’acquisition de nouveaux clients sont en constante augmentation. 

2- Les étapes clés du parcours d’achat

 

Dans le vaste paysage du parcours d’achat, jalonné de multiples phases de réflexion et de prises de décision, trois étapes se distinguent particulièrement, façonnant le cheminement des prospects vers l’acquisition de votre produit ou service : sensibilisation, considération et décision.

A – Sensibilisation 

La phase de prise de conscience représente un moment crucial dans le parcours d’achat du consommateur, marquant le début de sa quête de solutions pour combler ses besoins non satisfaits. Cela survient lorsque le consommateur identifie une lacune ou un désir non comblé. 

Pour répondre à cette quête d’informations sur son besoin, votre public se tourne vers une variété de contenus tels que des articles de blog, des études ou des livres éducatifs. Il est impératif pour votre entreprise d’être présente dès cette première étape du parcours d’achat de votre public cible. 

En fournissant des informations neutres et objectives sur votre site web, votre entreprise se positionne comme une autorité dans son domaine. Cela permet à votre marque de rester présente dans l’esprit des consommateurs. 

 

Image - 2Be - Grâce à la solution 2Be – FFICIENT

B- Considération 

Après la prise de conscience vient la phase de considération, un autre moment clé du processus d’achat. C’est à ce stade que votre public évalue les différentes options disponibles pour répondre à son besoin et comparez votre offre à celles de vos concurrents. 

Pour inciter ces consommateurs à passer à l’achat, il est essentiel de leur fournir un contenu concret. Le marketing de contenu devient un outil puissant, avec des comparaisons de produits, des témoignages clients et des études de cas permettant de mettre en valeur vos offres. 

Les avis clients jouent un rôle crucial à ce stade. En effet, 92% des Français reconnaissent consulter les avis en ligne avant de choisir une entreprise pour un achat ou une prestation. 

La phase de considération est vitale pour votre entreprise, car c’est à ce moment que le consommateur se rapproche de sa décision finale. Vous devez absolument être présent au bon endroit pour être pris en compte dans sa réflexion.  

C- Décision

Voici l’étape de la décision. Votre prospect est prêt à passer à l’acte d’achat et doit maintenant choisir entre les différentes offres qu’il a identifiées comme répondant à ses attentes et besoins. 

C’est le moment de mettre en avant les avantages concurrentiels de votre produit ou service. Vous devez vous concentrer sur la mise en valeur de vos atouts. 

Pour accompagner favorablement vos prospects à ce stade, le partage de contenu reste essentiel. Les témoignages clients, les démonstrations de produits et les offres d’essai gratuites sont autant d’éléments différenciants. Les avis, en particulier, peuvent rassurer l’internaute quant à ses éventuelles hésitations. Un grand nombre de commentaires positifs montrant la satisfaction des clients peut le conforter dans son choix de travailler avec vous. 

 

La solution de monitoring centrée sur l’expérience utilisateur.

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2- Stratégies pour optimiser le parcours d’achat 

 

L‘évolution vers une communication omnicanale a rendu l’optimisation du parcours client plus complexe. Pour un parcours d’achat sans faille, faites le choix de 2Be-FFICIENT ! Désormais, les acheteurs peuvent accéder à votre entreprise via une multitude de canaux : recherche sur le web, réseaux sociaux, e-mails, contenu de votre blog d’entreprise, articles dans les médias, messageries instantanées, et même découvrir vos points de vente physiques. Dans chacun de ces points d’entrée, il est crucial que l’expérience client soit impeccable.

A – Personnalisation de l’expérience client 

La personnalisation de l’expérience client consiste à adapter chaque interaction avec les clients en fonction de leurs besoins individuels, offrant ainsi une expérience sur mesure à chaque étape du parcours. Cette approche est essentielle car elle permet de se démarquer de la concurrence en offrant un service supérieur et aide les entreprises à mieux comprendre leurs clients, ce qui leur permet de répondre plus efficacement à leurs besoins et de les fidéliser. 

Png - parcours clients-min 2Be

Cette personnalisation peut prendre différentes formes, allant du simple fait de saluer un client par son prénom dans un e-mail à une offre promotionnelle adaptée à ses habitudes d’achat, voire à un cadeau d’anniversaire. Ces petites attentions contribuent toutes à renforcer le lien entre vos clients et votre marque. 

C- Optimisation des points de contact 

Pour garantir une expérience client optimale, les entreprises doivent continuellement évaluer et améliorer leurs interactions avec les clients. Cela inclut l’identification des points problématiques afin d’améliorer globalement l’expérience client. Par exemple, l’analyse du comportement des utilisateurs sur le site Web permet de détecter les problèmes potentiels et d’optimiser la navigation pour stimuler les conversions. De même, une gestion efficace du support client, en surveillant les délais de réponse et les niveaux de satisfaction, est cruciale pour repérer les domaines nécessitant des améliorations, comme la formation du personnel ou l’intégration de chatbots pour des réponses plus rapides. 

Les réseaux sociaux offrent également une plateforme pour renforcer les liens avec les clients en ajustant la stratégie pour créer un contenu plus attrayant et renforcer la présence de la marque. Enfin, une attention particulière à l’expérience post-achat, avec un suivi des commandes et des mises à jour en temps réel, contribue à accroître la satisfaction des clients et à favoriser les achats répétés. En se concentrant sur l’optimisation de ces interactions tout au long du parcours client, les entreprises peuvent offrir une expérience client cohérente et gratifiante, favorisant la fidélité et la croissance à long terme de leur entreprise. 

D- Analyse et amélioration continue 

Dans un monde en constante évolution, l’amélioration continue est essentielle pour maintenir la compétitivité d’une entreprise. En évaluant et en affinant régulièrement les processus métier, les entreprises peuvent s’adapter aux besoins changeants de leurs clients, améliorer leur efficacité opérationnelle et assurer leur croissance à long terme. 

L’amélioration continue implique une évaluation constante des méthodes existantes, dans le but d’optimiser la productivité, de simplifier les opérations et de répondre aux exigences commerciales en constante évolution. C’est un processus dynamique qui nécessite un engagement continu pour offrir une expérience client exceptionnelle et maintenir un avantage concurrentiel. 

3- Outils et technologies pour analyser le parcours d’achat 

Avec la prolifération des canaux de distribution et de communication, le suivi du parcours client représente un défi de taille. Les consommateurs jonglent entre les réseaux sociaux, les sites web et divers appareils, ce qui complique leur traçabilité. Pour s’ajuster aux besoins en constante évolution des clients, il faut s’adapter à leurs comportements. Heureusement, les outils d’analyse de l’expérience utilisateur (UX analytics) simplifient cette tâche en offrant une vue d’ensemble claire du parcours client. 

Avec la prolifération des canaux de distribution et de communication, le suivi du parcours client représente un défi de taille. Les consommateurs jonglent entre les réseaux sociaux, les sites web et divers appareils, ce qui complique leur traçabilité. Pour s’ajuster aux besoins en constante évolution des clients, il est crucial de s’adapter à leurs comportements. Heureusement, les outils d’analyse de l’expérience utilisateur (UX analytics) simplifient cette tâche en offrant une vue d’ensemble claire du parcours client. 

Image - 2Be - Grâce à la solution 2Be – FFICIENT

A- Analyse de données et CRM 

L’analyse du CRM (Customer Relationship Management) joue un rôle fondamental dans cette stratégie. En examinant de manière approfondie les données clients, elle permet de mieux appréhender leurs attentes et d’adapter la gestion client en conséquence. Par ailleurs, l’automatisation marketing représente une solution pour optimiser les communications et les processus opérationnels. Cette technologie offre la possibilité de personnaliser les interactions avec les clients et de suivre efficacement leur parcours, de la création d’e-mails automatisés au ciblage publicitaire, en passant par les tests A/B. Grâce à la combinaison de ces outils, les entreprises peuvent améliorer leur compréhension des besoins des clients et y répondre tout au long de leur parcours d’achat. 

B – Automatisation du marketing 

L’automatisation marketing consiste en l’utilisation de logiciels pour gérer les communications client et les processus opérationnels, libérant les spécialistes du marketing des tâches fastidieuses. Cette approche est particulièrement efficace pour les petites entreprises, leur permettant de mettre en œuvre leur stratégie sans mobiliser des ressources importantes. Elle fonctionne mieux lorsqu’une audience est déjà établie, mais elle est également un moyen efficace d’attirer de nouveaux clients et de générer des prospects. 

Par exemple, un logiciel d’automatisation marketing peut analyser les performances d’une campagne publicitaire et ajuster les paramètres en conséquence, évitant le suivi manuel des clients. En intégrant des fonctionnalités telles que le reciblage publicitaire, les tests A/B et les e-mails automatisés, votre stratégie peut être optimisée pour communiquer efficacement avec les clients à chaque étape de leur parcours avec votre entreprise. 

C – Une surveillance proactive des parcours d’achat pour une vue à 360°

Pour optimiser le parcours d’achat digital, la mise en place d’un outil de monitoring du parcours utilisateur est indispensable. La solution 2Be-FFICIENT est la solution de monitoring qui permet de localiser les points faibles du parcours d’achat et d’alerter en temps réel les équipes concernées avec un prédiagnostic précis, facilitant ainsi une intervention rapide et efficace.

L’une des principales forces de 2Be-FFICIENT réside dans son approche proactive. Plutôt que de réagir aux problèmes après coup, cet outil assure une surveillance continue, et contribue à une meilleure optimisation de l’expérience utilisateur.

En utilisant 2Be-FFICIENT, les entreprises peuvent non seulement identifier rapidement les obstacles potentiels dans le parcours d’achat, mais aussi ajuster leurs stratégies en temps réel pour offrir une expérience client plus fluide et satisfaisante. Cette approche permet d’améliorer les performances commerciales tout en renforçant la satisfaction et la fidélité des clients.

Cet outil s’intègre parfaitement dans une stratégie globale d’analyse du parcours client, en complément d’autres technologies comme le CRM et l’automatisation marketing. Il offre une vue d’ensemble claire et cohérente du comportement des consommateurs, permettant aux entreprises d’ajuster leurs actions en fonction des besoins et des attentes de leurs clients.

En somme, 2Be-FFICIENT est une solution puissante pour toute entreprise souhaitant surveiller de manière proactive le parcours d’achat digital, améliorer l’expérience utilisateur et augmenter la satisfaction client.

La solution de monitoring centrée sur l’expérience utilisateur.

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 – Choisissez le parcours client que vous souhaitez observer ainsi que votre device et le navigateur.

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– A l’issue de cette période, nous vous restituons les résultats et les analysons ensemble.

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